留学文书写作前，有哪些准备工作？本篇管够
发布时间：2016-08-16来源：查字典留学网
小伙伴们，大家的文书都准备好了吗？文书是留学申请成功与否的最关键的一环，在文书写作之前有些准备工作需要我们去做。比如文书都有哪些类型，文书写作和考试是否要同时进行呢等等这些问题需要我们先去了解。如果你还不清楚，那就要仔细阅读这篇文章了！
FROM GRE/本文节选自刘新娟、刘翟所著《去美国读研究生》
1.什么是文书？
其实在理解这个问题的时候，大家可以暂时抛开文书的具体定义，我们先从文书的分类上进行一番了解。文书通常可分为：
一般要求：简历（Curriculum Vitae/ Resume）、个人陈述（Personal Statement/ Statement of Intent/ Statement of Purpose）、推荐信（三份）(Recommendation Letters)
特殊要求：短文（Essays）、论文样文（Writing Sample）、研究计划（Research Plan/Research Proposal）、学习计划（Study Plan）
2.“文书”与“考试”各司其职
文书的职责是什么？要来说明文书的职责是什么，就必然要提及我们平时所说的“考试成绩”，因为只有考试成绩与文书的通力合作，才能将申请者成功地推向理想的学校；更因为这些常见考试的考试成绩已经展现出我们的某些特质，这就意味着我们在文书写作时尽可能就不要再重复考试成绩中已有所呈现的特质了（即使要展现，它也只能起印证作用）。
考试成绩通常包括：
标准化考试成绩：语言能力测试：例如TOEFL、IELTS；
研究生入学考试：例如GRE、GMAT、LSAT
在校成绩：即GPA成绩
针对去美国读研究生的学生来说，我们这里重点来说其中的TOEFL（语言能力测试）和GRE（研究生入学考试）考试成绩已经担负起来的职责（即文书不该【着重】承担的责任），通过以下的举例，希望向大家展现出来如何使文书与考试成绩各司其职。
语言能力测试举例：
【TOEFL】考查能力介绍
Evaluate the ability of an individual to use and understand English in an academic setting.（托福考试主要考查测试个体在学术环境下能否正确理解并且使用英语的能力）。根据TOEFL考试所考查的能力要求，我们来看看以下在文书写作中常见案例的问题出在哪里？
案例探讨：
...
I am able to read important foreign works on the social sciences without difficulty. （我阅读国外的社会科学类重要文献毫无困难。）
...
I can obtain first-hand foreign scientific and technological material. （我能够获取第一手的国外科研材料。）
...
I am able to communicate with foreigners in English, fluently. （我能够用英语流利地和老外聊天。）
这些句子看上去很平常，可是，如果了解了TOEFL在考查什么之后，我们就该了解这些恰恰是我们不该【着重】写的。不要想着在文书里面，特别是PS里面去强调自己有能力去阅读英语文献或者可以与老外流利地聊天之类的（尤其是托福只考了八十分，而其中口语只有十几分的同学）。事实上这些内容并不如我们所想象的那么重要，即使我们姑且认为它很重要，但它也已经在我们的托福成绩里面有所体现，大可不必再赘述了。
入学能力测试举例：
【GRE】考查能力介绍
The GRE revised General Test measures your verbal reasoning, quantitative reasoning, critical thinking and analytical writing skills — skills that have been developed over a long period of time and are not related to a specific field of study but are important for all.（新GRE测试的是语言推理能力、定量推理能力、全面思考能力和分析性写作能力——这些能力都是通过长期培养得来，并不与某一个特定的学习领域相关，但是却对任何领域都至关重要。）
这是ETS官网上对GRE考试的介绍，上面说到GRE考verbal reasoning、quantitative reasoning、critical thinking 和analytical writing，这也就意味着，以上四点内容在我们写文书的时候，不应该当成段落大意来写，最多只能作为辅助印证的内容。这样统一来讲，大家可能觉得内容太空，那么下面我们对GRE所考的内容分别进行阐述：
Verbal reasoning— Measures your ability to analyze and evaluate written material and synthesize information obtained from it, analyze relationships among component parts of sentences and recognize relationships among words and concepts.
大意是说Verbal reasoning所考查的能力就是我们能否从文章的背景去理解字词、理解句意，即理解整篇文章的能力。换句话说，就是要求我们不仅仅要能够认识单词，还需要在文章的背景下去认识单词的含义，去判断单词所应取的含义。这也就意味着如果我们在文章中写一大段说：“你知道吗？那些科学文献，一般人都读不懂，只有我可以读懂，甚至是很高深的、逻辑很复杂的科研文献，我都可以读懂。”这样的内容恐怕是不必写的，因为我们想要强调的科研阅读能力，其实已经在我们的GRE考试成绩中有所体现。所以我们不要再去尝试添加两笔，如果真的具有特别强的阅读科研文献的能力，那么GRE考试成绩就不可能是400多分或者500多分了。
Quantitative reasoning — Measures problem-solving ability, focusing on basic concepts of arithmetic, algebra, geometry and data analysis.
其实Quantitative reasoning所考查的就是我们非常基本的数学能力，也就是看我们是否有能力计算出一些东西，这个是比较简单的，不多做解释。
Critical thinking, in general, refers to higher-order thinking that questions assumptions. It is a way of deciding whether a claim is true, false, or sometimes true and sometimes false, or partly true and partly false.
这是网络上对于Critical thinking的解释，未必权威，但大家亦可管中窥豹。对于Critical thinking，需要在这里着重强调一下。因为在所有考试里面（当然语言类考试除外），Critical thinking都会一直被反复多次地强调，比如GRE、GMAT等，甚至包括SAT等在内。而至于到底什么叫做Critical thinking，我们这里给出“全面思考”这样一个定义。但是如果根据上面两句话来分别定义的话，那么前一句（即Critical thinking, in general, refers to a higher-order of thinking to questions assumptions.）就是良好地去质疑，问问题。后一句（即It is a way of deciding whether a claim is true, false, or sometimes true and sometimes false, or partly true and partly false.）我觉得额外重要，它告诉我们Critical thinking是一个论断，用来确定到底是对还是错，或者是有时候对还是有时候错，或者是一部分对、一部分错的这样一个论断。于是，这也就意味着很多时候，我们很多的同学喜欢在自己的文书里面写到：自己的想法非常独到，对一个问题的看法特别好，在看待一个问题的时候，特别可以看到它的两面性。但是我在这里要强调的是，其实Critical thinking在GRE考试中已经涉及到了，因此在文书中进行额外地说明就显得没必要了。
这时候会有同学问：“老师，按照你这样说，我不能在文书中强调Critical thinking的特质，但是我觉得这种特质却正是我科研能力的体现。”在这里，需要说明的是，我所说的是我们尽量不在文书里面强调Critical thinking的“通用能力”，但是却可以在文书里面强调我们所具有的Critical thinking的“专业能力”。什么意思？我们只要仔细想一下就会发现像GRE、GMAT这些考试，其实它们一直强调不要求考生有任何背景知识，这就意味着它们考查的是我们的通用能力。所以我们可以在文书里面强调这些通用能力在学科内部的体现，即把这些通用能力转化为专业能力。这就是我们要额外强调的Tips：
※【Tips 】
如果我们真的想要在文书中突显自己对某个问题的看法和别人不一样，那么这个问题只能是我们所在专业中特别专业的问题，不能是对日常现象的看法。
这就意味着，如果我们对某个问题的看法和他人不一样，那么对这个问题的看法也一定是在特定的背景下的，我们的看法特别就是因为我们和他人看待问题所依据的背景不同。
在这里，要额外补充一些话，就是可能我们中有很多同学都受到ETS考试机构，比如说GRE、TOEFL的摧残，就一直觉得背景知识不重要。然后可能觉得在写PS的时候，背景知识也不重要。那么到底写PS的时候要不要涉及背景知识呢？我们不但要在文书里面涉及专业背景知识，而且要告诉别人我们和他是一个行业里面的人。因此在文书里面一定要写上我们所在专业的专有名词，除非是那些连自己这个专业里的专业人士都看不懂的专有名词和那些已经变成专业细分支的缩写，因为看我们文书的人未必是专业细分支的专业人士，他未必知道某个缩写。但是一定要有我们大专业里面的专有名词，这正是展现我们在这个专业和别人所不同的地方。
以上即为考试成绩所承担起来的责任（同时也是文书不应着重承担的责任）。简言之，“通用能力”下的英语能力、数学能力、全面思考问题的能力是考试成绩应当承担的，也是文书该节省篇幅之处，所以文书需要承担的是：展现考试成绩之外的你。这是什么意思？要如何充分展现呢？
展现考试成绩之外的你，主要体现在四个方面：
第一，通过文书展现你们的“性格特质”；
第二，通过文书展现你们的“人生阅历”；
第三，通过文书展现你们的“目标理想”；
第四，通过文书来印证其他的内容。
对于以上四点，换句话说，就是在组织文书的时候，要不停地问自己：我的性格特质是怎样的；我经历过哪些事情；我将来想做什么事情；我想着重印证我的哪些方面，而不是一味地无病呻吟，也不是尽情地发表感慨。写到这里，很多学生会想问：“哪些性格特质是学校喜欢的？我该写我的哪些性格特质呢？”这个问题没有固定的答案和统一的标准，但是有十个特质可以作为参考：
学术美德三枚：
梦想（Dream）
勤勉（Diligence）
团队（Team）
圣经美德七枚：
团队（Team）
希望（Hope）
慈善（Charity）
正义（Justice）
勇敢（Fortitude）
节制（Temperance）
宽容（Prudence）
如上即是从标准化考试成绩的角度来说明文书写作的不建议写作之处，接下来在进入单独的篇章之前，需要广大的准备动笔写文书的读者朋友们先来理清自己的思路，勇于做剪刀手。
3.勇于做剪刀手
细想我们从出生到现在的这些年岁，我们一直在过着繁繁简简不停循环的日子，在这些日子中，做好一个剪刀手毋庸置疑可以使我们走得更坚定。
从我们无法自己做决定的呱呱坠地开始算起，那对我们来说恐怕是人生中最简单的决定，因为那根本不需要我们决定，那是父母的决定；到天真烂漫、无忧无虑的童年，我们所度过的依然是简单明媚的日子；可是到了初中时代、高一、高二时代，我们开始情窦初开，开始为自己的思绪纷飞而烦恼，我们终于进入了第一个可以称之为繁琐的阶段；然而眼看着高考在不久的将来向我们招手，我们必须勇于做一个剪刀手，把我们纷飞的思想剪掉，全力以赴，只为高考，心中只装着一个简单到单调的目标：高考。一路剪来剪去、跌跌撞撞地，我们进入了大学时光。现在，想必是进入了再繁的阶段，因为可能你在犹豫是否要出国，可能你在犹豫要去哪个国家，可能你在犹豫是考TOEFL还是IELTS，可能你在犹豫是否要再考一次TOEFL或GRE或GMAT，可能你在犹豫是否要找中介，可能你在犹豫要找哪个中介……
当你被这些繁琐困扰时，你便进入了我们本书中关于整个申请过程中你可能经历的几个阶段。而在这几个阶段中，能不能做一个好的剪刀手，在某种程度上将直接影响着你为自己拍的这部电影是否精彩。
先简：我们从你确定要出国这一步说起：这是第一个“先简”（至于在这一个“简”字之前你经历了多久的挣扎，不在本书讨论的范围之内）。
后繁：确定出国后，你开始思考去哪个国家或者地区——这是“后繁”。每个人选择国家的理由不一样，然而只需找到根源，问题便可迎刃而解，根源在于出国的动机。如果出国仅仅是为了所谓的镀金，那么任何一个中国之外的国家，都可以帮助你实现这个目标；如果出国是为了在你所专注的领域学有所成，那么在该领域做得最强的国家，就是你应该选择的国家。
再简：确定了去哪一个国家之后，开始根据该国家所要求的标准化考试着手准备，这些标准化考试包括但不限于TOEFL、IELTS、GRE以及GMAT，其他所有思想的枝枝蔓蔓都交给自己手中的剪刀，剪掉不必要的负担，全心全意，拿出当年备战高考的精神头，相信自己吧，没有攻克不下来的堡垒，更何况区区这么几个标准化考试呢？
再繁：为了标准化考试成绩而“头悬梁，锥刺股”的阶段过去之后，开始有心情和时间去思考了。人类一思考，各种繁琐的事情就会涌入头脑，比如说要找中介还是DIY？选择哪个中介？DIY的时候有哪些流程要走？心里这么没底，敢不敢去挑战DIY？撇开这些我无法给你答案的问题不谈，单说本篇的重点——文书写作。“再繁”阶段需要你做的就是把所有的过往发生的事情不惧繁琐地一件一件列出来、写出来，有多少写多少。我们不妨坐下来，给自己列一个list：刚进大学时做了什么事情？熟悉了大学生活后又做了什么事情？大二开始如何全方位地发展自己？进入大三，专业课终于进入正轨，自己的大学生活是否发展到了顶峰？大四曾经有过什么设想？为之努力了多少？这些都是“再繁”阶段大家可以回忆并且记录下来的经历，花上哪怕一整天的独处时间将自己的故事理顺，这个过程是必不可少的。
最后简：当自己的故事在电脑里存了许多之后，我们就进入文书的成形阶段。成形就意味着要痛下杀手，快刀斩乱麻地将有价值的拎出来单独放在一边。在这个过程中，你该如何筛选呢？思考一下你所申请的专业需要你具备什么能力或者潜力？你在你所要申请的领域里是否已经准备好了热情？有哪些素材可以证明你已经具备了专业领域内所需的能力？有哪些素材可以证明你对于该领域的热情？这些都是要重点突出的亮点。而这些之外的部分，就是身为剪刀手的我们需要狠心剪掉的。
不论是谁，都喜欢呈现在自己面前的是简单明了的东西，而不是看了半天依然不知所云的材料，所以我们也要照顾到录取委员会的感受，让他们在最短的时间内发现你的亮点和与众不同之处是我们的终极目标。而唯有在素材上“简而不陋”才是王道。
为了出国，已经牺牲掉了大把可以放松的时间来学习TOEFL、IELTS、GRE或者GMAT，到了文书写作这个环节，说到底只剩下了一繁一简两个步骤，即最繁琐地将素材散列开来；最简化地将素材整合到一起，仅此而已。然而这个说起来容易却做起来相当难的过程，不仅仅是因为思维混乱、语言表达能力有限、内容不够出彩，更主要的是大多数人连如何组织文章的结构都没有考虑清楚就下笔了，但愿如下的文字可以帮你将结构整理清楚。
4. 学做头脑清晰的人
在经历了上一个章节中关于“再繁”的阶段，相信基本上所有的素材都已经被录入到你的文件中了，那么如何来整合并分配这些素材呢？在做这个动作之前，首先要求申请者做一个头脑清晰之人，心里每次只想一件事情，而不去想其他，在这个步骤即可以做得很好。
第一步：从专业的角度整合素材
确定自己所申请的专业之后，开始思考这个问题：你认为你所申请的专业需要具备什么能力或者需要拥有哪方面的潜力？好了，将这些能力在自己的文件中一条一条地列出来（无论多少）。
第二步：从他人的角度整合素材
不妨给自己的朋友发一封邮件，请求他们对你做出评价，询问一下，在他们的眼中，你具备哪些能力或潜力呢？当然，多问几个朋友会是不错的想法。将朋友们给你的反馈小心地复制粘贴整理出来，然后也一条一条地列在自己的文件夹中。
第三步：从自身的角度整合素材
在经过了“再繁”阶段后，所有的素材都已经安静地躺在你的文件中等待审阅了，那么现在可以动手去对那些素材动一下手脚了，一条一条地看自己做过的事情，这些事情锻炼了自己哪些方面的能力，使自己在哪些方面得到了成长，只需要在每件事情后面把这些能力/素质一一标注写上即可。
好了，现在三个步骤做完了，接下来看一下自己在这三个步骤中总结出来的能力有没有重合的。如果有重合的，重合部分必定就是接下来要大做文章的部分，非重合部分就是要分布到简历和推荐信中的部分；而如果没有发现有重合点，就再回去重新做一遍、二遍，甚至三遍，直至找到重合点为止。因为从理论上来说，要满足“出色文书”这样的要求，至少需要第一步和第三步有所重合，即1. 你有申请该专业的能力；2. 你为申请该专业做好了准备（即你的素材——你做过的事情）。二者缺一不可。
我一直坚信，只有头脑清晰之人才能写出合格的文书，而如果做到了上面的三步，至少在理论上我们已经将自己的过往经历梳理了一遍了。
5. 慎用“投其所好”
“我听说Stanford University喜欢有创新力的孩子。”
“哦不！我听说它喜欢的是有研发精神的学生！”
“扯淡！我今年就要去这里读书了，我没觉得我有什么特别的啊。”
“……”
这种对话总是比比皆是，在出国一族的周围充斥着，也混淆着大家的耳朵和思维，那到底该不该信呢？
我们依然举例来说明吧：
我们首先来分析传播这种信息的源头有哪些：美国大学的校友？学校的官方网站？留学机构？身边的同学？网络上的各个论坛？
哪个是最值得信任的不添加功利色彩的来源？美国大学的校友吗？我们是否去问过10个以上的校友？然后每个校友的回答都出奇地一致？如果仅问了两个人，显然不足以取证。
学校的官方网址？没错，这应该是最官方的说法，可是它说的那些特点不是我们所擅长的怎么办？
至于其他那些渠道，我想只要稍微动一下脑子，即可做出判断。
如此一来，在“投其所好”的时候，如果我们甚至都不确定自己投的那个“好”是不是真正的好，又怎么敢轻易地相信？
那怎么办？到底要听谁的？
听自己的素材！将自己的最优展示出来。试问：如果你已经把你最好的一面都呈现出来了人家还不想要你，更何况你那不够光鲜亮丽的一面呢？